Atualizada em 14/10/24

Informações Gerais

Encontram-se expressamente previstas na LC nº 123/2006 algumas obrigações que devem ser cumpridas pelas microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. Porém o § 4º do art. 26 estabelece que o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) pode estabelecer outras obrigações a serem cumpridas por tais empresas. Por sua vez, a Resolução CGSN nº 94/2011 e a Resolução CGSN nº 140/2018, que a revogou e a substituiu, estabeleceu que determinadas obrigações acessórias podem ser exigidas ou dispensadas pelos entes federativos.

Assim, as obrigações tributárias acessórias que devem ser cumpridas pelas ME/EPP optantes pelo Simples Nacional, contribuintes do ICMS do estado do Rio de Janeiro, conforme previsto na LC nº 123/06, na Resolução CGSN nº 140/2018 e na legislação estadual, são, em síntese, as relacionadas nesta página de informações.

Emissão de Documentos Fiscais

O estabelecimento de ME/EPP optante pelo Simples Nacional, contribuinte do ICMS, localizado no Estado do Rio de Janeiro, deve emitir documentos fiscais, relativos às operações e prestações abrangidas pelo imposto, com observância dos seguintes requisitos:

  1. sua impressão deve ser previamente autorizada pela SEFAZ/RJ (mediante pedido de autorização de impressão de documentos fiscais – AIDF);
  2. os campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, devem ser inutilizados;
  3. no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, devem constar, por qualquer meio gráfico indelével, as seguintes expressões: “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL” e “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”. Poderá, ainda, ser consignado, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo da nota fiscal, a expressão: “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006” (vide Observação 3);
  4. nas hipóteses em que o contribuinte revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto retido deve ser consignada no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação;
  5. na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, as indicações da base de cálculo, do imposto destacado e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida devem ser consignadas no campo “Informações Complementares”, ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, sem prejuízo da observância dos demais requisitos previstos na legislação tributária;
  6. na hipótese de emissão de documento fiscal de entrada relativo à operação ou prestação em que o ICMS é devido “por fora” do Simples Nacional (inciso XIII do § 1º do art. 13 da LC nº 123/2006), o contribuinte deverá fazer a indicação da base de cálculo e do ICMS porventura devido no campo “Informações Complementares” ou, em sua falta, no corpo do documento, sem prejuízo da observância dos demais requisitos previstos na legislação tributária;
  7. no caso de contribuinte usuário de equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), devem ser observadas as normas pertinentes ao uso deste equipamento (vide item próprio);
  8. no caso de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, devem ser observadas as normas pertinentes ao uso deste documento (vide item próprio).

Fundamentação: LC nº 123/2006 (§§ 1º a 4º do art. 23 e inc. I do art. 26), Resolução CGSN nº 140/2018 (arts. 61, 62 e 63), Lei Estadual nº 2.657/96 (inc. I e § 1º do art. 47) e Regulamento do ICMS – Decreto nº 27.427/00 (arts. 5º e 26 do Livro VI).

Observação 1): conforme disposto no art. 73 da Resolução CGSN nº 140/2018, a emissão de documentos fiscais deve observar a legislação do ente tributante e o disposto nos Convênios e Ajustes SINIEF que tratam da matéria, especialmente os Convênios SINIEF s/nº de 15 de dezembro de 1970, e nº 6, de 21 de fevereiro de 1989. Assim, por exemplo, para a emissão de documentos fiscais por processamento eletrônico de dados deverão ser cumpridas todas as formalidades exigidas na legislação tributária, tais como prévia solicitação de uso do sistema eletrônico de processamento de dados (SEPD), alterações e cessações subseqüentes etc.

Observação 2): o empresário individual (antiga firma individual) está dispensado de emitir documentos fiscais em determinadas situações (veja mais informações na seção “Microempreendedor Individual“).

Observação 3): relativamente à expressão ” PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006″, cabe ressaltar o seguinte:

3.1) A consignação do imposto que poderá ser aproveitado pelo adquirente deve atender a regras específicas. Clique aqui para mais informações;

3.2) Tendo em vista que nem todas as operações praticadas pela ME/EPP optante pelo Simples Nacional podem dar direito a crédito do ICMS, razão pela qual em alguns casos não poderá ser consignada no documento fiscal a expressão “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006”, o contribuinte poderá adotar uma das seguintes alternativas para confecção e emissão da nota fiscal modelo 1 ou 1-A:

  1. confecciona o documento fiscal com as três expressões (“DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL”, “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI” e “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006”). Nesta hipótese, quando realizar operação que não gera direito a crédito para o adquirente, a ME/EPP emitente deverá inutilizar a última expressão;
  2. confecciona o documento fiscal apenas com as expressões “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL” e “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”. Nesta hipótese, quando realizar operação que pode gerar direito a crédito para o adquirente, a ME/EPP emitente deverá consignar a expressão “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006” no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por aposição de carimbo ou por qualquer outro meio gráfico indelével;
  3. confecciona o documento fiscal em duas séries distintas, conforme previsto no art. 30, inc. III, do Anexo I do Livro VI do RICMS/2000: uma série com as expressões “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL”, “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI” e “PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006″ (para uso nas operações que podem gerar crédito para o adquirente); e outra série apenas com as expressões “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL” e “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI” (para uso nas operações que não geram direito a crédito).

Observação 4): Conforme estabelecido no art. 9º do Decreto (federal) nº 8.264/14, para a informação do valor aproximado dos tributos no documento fiscal, exigida pela Lei (federal) nº 12.741/12, a ME/EPP optante pelo Simples Nacional poderá informar apenas a alíquota a que se encontra sujeita no referido regime, desde que acrescida de percentual ou valor nominal estimado a título de IPI, substituição tributária e outra incidência tributária anterior monofásica eventualmente ocorrida.

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A ME/EPP optante pelo Simples Nacional deve emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) caso incida nas condições que impõem seu uso obrigatório, estabelecidas na legislação pertinente ao uso desse documento fiscal.

A emissão da NF-e deverá observar as normas previstas na legislação específica, nas notas técnicas e no Manual de Integração do Contribuinte, em especial no tocante à utilização do Código de Situação da Operação – Simples Nacional (CSOSN).

Conforme previsto no § 9º do art. 59 da Resolução CGSN nº 140/2018, na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional e de emissão de documento fiscal de entrada relativo à operação ou prestação em que o ICMS é devido “por fora” do Simples Nacional (inciso XIII do § 1º do art. 13 da LC nº 123/2006), a base de cálculo e o ICMS porventura devido serão indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico.

Conforme previsto no § 5º do art. 60 da Resolução CGSN nº 140/2018, na hipótese de emissão de documento fiscal com a permissão de creditamento do ICMS prevista no § 1º do art. 23 da LC nº 123/2006, o valor correspondente ao crédito e à alíquota deverá ser informado nos campos próprios do documento fiscal, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico. A consignação do imposto que poderá ser aproveitado pelo adquirente deve atender a regras específicas. Clique aqui para mais informações;

Conforme previsto na cláusula quarta do Protocolo ICMS 42/09, a obrigatoriedade de uso da NF-e não se aplica ao contribuinte qualificado como Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o artigo 18-A da LC 123/2006.

Clique aqui para mais informações sobre a emissão de NF-e por ME/EPP optante pelo Simples Nacional.

Clique aqui para outras informações sobre a NF-e.

Emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

A ME/EPP optante pelo Simples Nacional deve emitir Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) caso incida nas condições que impõem seu uso obrigatório, estabelecidas na legislação pertinente ao uso desse documento fiscal (Ajuste SINIEF nº 09/2007 e Resolução SEFAZ nº 556/2012).

Conforme previsto no § 2º da cláusula vigésima quarta do Ajuste SINIEF nº 09/2007, a obrigatoriedade de uso do CT-e não se aplica ao contribuinte qualificado como Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o artigo 18-A da LC nº 123/2006.

Clique aqui para outras informações sobre o CT-e.

Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF)

Está dispensada do uso de equipamento emissor de cupom fiscal (ECF) a ME/EPP optante pelo Simples Nacional:

a) com receita bruta anual igual ou inferior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), desde que: (vide obs.1)

a.1) não exerça atividade de padaria, minimercado, supermercado ou hipermercado (vide obs. 2);

a.2) não possua no recinto de atendimento ao público equipamento que possibilite o registro ou o processamento de dados relativos à operação com mercadorias ou prestação de serviços ou a impressão de documento que se assemelhe ao Cupom Fiscal; (vide obs. 3)

b) a concessionária de veículos, a oficina de manutenção e reparação de veículos automotores, aparelhos ou equipamentos eletro-eletrônicos ou eletrodomésticos e a cooperativa de produtores rurais, quando emitirem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, ou documentos fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD) para acobertar as operações ou prestações que realizarem.

Está obrigado a utilizar ECF o estabelecimento de ME/EPP optante pelo Simples Nacional: (vide obs. 4)

a) que exerça a atividade de venda de mercadorias ou bens ou de prestação de serviços, inclusive o restaurante e estabelecimento similar, em que o adquirente ou tomador seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS;

b) industrial, distribuidor ou atacadista que realize com habitualidade operações em que o adquirente seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, considerando-se a habitualidade quando a receita auferida nas operações em que o adquirente seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS for igual ou superior a R$ 120.000,00 ao ano. (vide obs. 5)

Fundamentação: LC nº 123/2006 (§ 4º do art. 26), Resolução CGSN nº 140/2018 (§ 11º do art. 59), Lei Estadual nº 2.657/96 (art. 78) e Regulamento do ICMS – Decreto nº 27.427/00 (artigos 4º e 5º do Livro VIII).

Observação 1): considera-se receita bruta o produto da venda de bens e serviços nas operações por conta própria, o preço dos serviços prestados, mesmo que não sujeitos ao ICMS, e o resultado auferido nas operações por conta alheia, não incluído o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos, computando-se o somatório da receita bruta anual de todos os estabelecimentos da mesma empresa situados no território do Estado do Rio de Janeiro;

Observação 2): o estabelecimento que exerce a atividade de padaria, minimercado, supermercado ou hipermercado está obrigado ao uso do ECF, independentemente da receita bruta anual;

Observação 3): pode ser utilizado equipamento eletrônico destinado ao registro de operação financeira com cartão de crédito ou débito, desde que seja de uso exclusivo do estabelecimento e seja impresso no comprovante de pagamento seu número de inscrição no CNPJ e a expressão “EXIJA O DOCUMENTO FISCAL REFERENTE A ESTE COMPROVANTE”);

Observação 4): com a utilização da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), a obrigatoriedade de uso de ECF cessará a partir das datas previstas na legislação pertinente (clique aqui para mais informações sobre a NFC-e);

Observação 5): o estabelecimento industrial, distribuidor ou atacadista com receita inferior a R$ 120.000,00 ao ano deve emitir, obrigatoriamente, nas operações em que o adquirente seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do imposto, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55).

Observação 6): conforme disposto no art. 59, § 11º, da Resolução CGSN nº 140/2018, devem ser observadas todas as normas pertinentes ao pedido de uso, alteração de uso e cessação de uso do ECF, bem como as relativas à emissão dos documentos fiscais emitidos pelos equipamentos.

Observação 7): a situação tributária efetiva de cada mercadoria comercializada deve ser indicada no Cupom Fiscal mesmo no caso de estabelecimento de empresa optante pelo Simples Nacional. Dessa forma, o cupom fiscal emitido por empresa optante pelo Simples Nacional deve indicar: a alíquota do ICMS (nn%) que seria incidente pelo regime normal de tributação; I (de “isenta”), se a mercadoria fosse beneficiada com isenção do imposto; ou F (de “fonte”), na hipótese de venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária.

Observação 8): A ME/EPP optante pelo Simples Nacional, observadas as disposições do Decreto n.º 42.643/10 e da Resolução SEFAZ nº 470/2011, poderão utilizar ou transferir o valor correspondente à aquisição de equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF, com requisito de Memória de Fita-detalhe – MFD, para fins de substituição de ECF sem requisito de MFD, e respectivos acessórios, quando necessários ao funcionamento do equipamento, assim como, na aquisição de Programa Aplicativo Fiscal – PAF ECF, para pagar:

  • O ICMS devido na entrada de mercadorias importadas do exterior;
  • O ICMS relativo ao diferencial de alíquota nas aquisições interestaduais de ativo permanente ou de material de uso e consumo;
  • A aquisição de bens, mercadorias ou insumos, mediante a transferência ara o fornecedor dos valores a que se refere o caput deste artigo;
  • O ICMS relativo à aquisição de sucata, quando se tratar de estabelecimento industrial.

Entrega de Arquivo da MFD

Conforme estabelecido no inciso III e § 1º do art. 17 da Parte III da Resolução SEFAZ nº 720/2014, o estabelecimento de ME/EPP optante pelo Simples Nacional está obrigado ao envio mensal do arquivo da Memória de Fita detalhe, caso usuário de ECF, observadas as disposições específicas da legislação pertinente (vide, em especial, os artigos 14 e 15 do Anexo V da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/2014).

Escrituração de Livros Fiscais e Contábeis

Livros fiscais

O estabelecimento de ME/EPP optante pelo Simples Nacional, contribuinte do ICMS, deve escriturar os seguintes livros fiscais:

  1. Livro Registro de Inventário;
  2. Livro Registro de Entradas (vide Observação 4);
  3. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico, para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
  4. Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis (Livro de Movimentação de Combustíveis e Livro de Movimentação de Produtos).

Além desses, há também a obrigatoriedade de outros livros fiscais, referentes a tributos federais e municipais, que devem ser escriturados pelo estabelecimento optante pelo Simples Nacional nas seguintes hipóteses:

  1. Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;
  2. Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
  3. Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI;
  4. Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

Fundamentação: LC nº 123/2006 (§ 4º do art. 26), Resolução CGSN nº 140/2018 (inc. II a VI do “caput” e § 2º do art. 63), Lei Estadual nº 2.657/96 (inc. II e § 1º do art. 47) e Regulamento do ICMS – Decreto nº 27.427/00 (arts. 70, 82, 86, 88, 90 e 97A do Livro VI).

Observação 1): o empresário individual (antiga firma individual) está dispensado de escriturar livros fiscais em determinadas situações (veja mais informações na seção “Microempreendedor Individual“).

Observação 2): conforme disposto no art. 67 da Resolução CGSN nº 140/2018, a escrituração dos livros fiscais deve observar a legislação do ente tributante e o disposto nos Convênios e Ajustes SINIEF que tratam da matéria, especialmente os Convênios SINIEF s/nº de 15 de dezembro de 1970, e nº 6, de 21 de fevereiro de 1989. Assim, por exemplo, para a escrituração de livros por processamento eletrônico de dados deverão ser cumpridas todas as formalidades exigidas na legislação tributária, tais como prévia solicitação de uso do sistema eletrônico de processamento de dados (SEPD), alterações e cessações subseqüentes etc.;

Observação 3): a dispensa de livros fiscais prevista no § 1º do art. 64 da Resolução CGSN nº 140/2018 não foi implementada no âmbito da SEFAZ/RJ, portanto todos os livros fiscais relativos ao ICMS descritos nos itens “a” a “d” devem ser escriturados pelos estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional (exceto pelo empreendedor individual em determinadas situações, conforme mencionado na “observação 1”). Já a possibilidade de dispensa dos livros fiscais não relativos ao ICMS (itens “e” a “h”) deverá ser verificada junto ao respectivo ente tributante (União ou município).

Observação 4): de acordo com o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 16 da Parte III da Resolução SEFAZ n° 720/2014, artigos 1° e 2° da Resolução SEFAZ nº 229/2009, a ME/EPP optante pelo Simples Nacional está dispensada da escrituração da coluna “ICMS – VALORES FISCAIS” do livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, devendo, na hipótese em que a legislação exigir que num lançamento haja referência a um documento fiscal, informar os dados desse documento no campo “Observações”.

Livros Contábeis

A ME/EPP optante pelo Simples Nacional deve adotar o Livro Caixa, no qual deverá escriturar toda a sua movimentação financeira e bancária.

Fundamentação: LC nº 123/2006 (§ 2º do art. 26 e art. 27) e Resolução CGSN nº 140/2018 (inc. I do “caput” do art. 63).

Observação 1): conforme disposto no § 3º, do art. 63 da Resolução CGSN nº 140/2018, a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.

Observação 2): conforme disposto no art. 27 da LC nº 123/2006 e no art. 71 da Resolução CGSN nº 140/2018, as ME/EPP optantes pelo Simples Nacional podem, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, atendendo-se às disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade do Conselho Federal de Contabilidade.

Observação 3): o empresário individual (antiga firma individual) está dispensado de escriturar o Livro Caixa em determinadas situações (veja mais informações na seção “Microempreendedor Individual“).