Abrangência
O Simples Nacional é o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar Federal nº 123/2006 (artigos 12 a 41), conforme disposto no artigo 146, inciso III e parágrafo único, da Constituição Federal de 1988, inserido pela Emenda Constitucional nº 42/03.
Compreende, com algumas restrições e exceções, o recolhimento mensal e conjunto, em um único documento de arrecadação, dos seguintes tributos:
Federais: IRPJ, IPI, CSLL, COFINS, PIS e Contribuição Patronal Previdenciária – CPP para a Seguridade Social, a cargo da pessoa jurídica;
Estadual: ICMS; e
Municipal: ISS.
Convém observar que a Lei Complementar Federal nº 123/2006, ao instituir o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, estabeleceu um amplo conjunto de tratamentos favorecidos às ME/EPP, não só no campo tributário como também em relação a obrigações trabalhistas, registro empresarial, acesso à justiça etc. O Simples Nacional é apenas um dos benefícios que a referida Lei oferece às micro e pequenas empresas.
Assim, por ser um regime opcional, uma empresa poderá ser ME ou EPP e não estar no Simples Nacional, mas o contrário não acontecerá (ou seja, para estar no Simples Nacional a empresa, obrigatoriamente, terá que ser uma ME/EPP).
Formas de ingresso (Empresa nova)
A inclusão da ME/EPP no Simples Nacional será efetuada mediante solicitação da empresa pelo Portal do Simples Nacional na Internet.
A ME/EPP que estiver iniciando suas atividades poderá optar pelo ingresso no Simples Nacional somente após ter-se inscrito no CNPJ e, quando obrigada, nos cadastros fiscais do estado e do município de sua localização. A formalização da opção deverá ser efetuada em até 30 (trinta dias) do último deferimento de inscrição estadual ou municipal, desde que não superior a 180 dias da data de abertura constante do CNPJ (art. 6º, § 5.º, inc. I da Resolução CGSN nº 140/2018).
A análise do pedido de opção estará sujeita à verificação de condições impeditivas previstas na Lei Complementar Federal nº 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018.
O deferimento da opção de empresa em início de atividades produz efeitos desde a data de abertura constante do CNPJ (art. 6º, § 5.º, inc. V, da Resolução CGSN nº 140/2018).
Formas de ingresso (Empresa Existente)
A inclusão da ME/EPP no Simples Nacional será efetuada mediante solicitação da empresa pelo Portal do Simples Nacional na Internet.
A empresa poderá solicitar a inclusão no Simples Nacional mediante formalização da solicitação de opção, durante o período compreendido entre o primeiro ao último dia útil do mês de janeiro de cada exercício.
O deferimento da opção sujeitam-se à verificação de condições impeditivas previstas na Lei Complementar Federal nº 123/2006 e na Resolução CGSN nº 140/2018.
Existindo pendências apuradas pela Receita Federal do Brasil, Secretarias Estaduais/Municipais de Fazenda ou congêneres, a empresa deverá regularizá-las antes do término do período de opção, devendo procurar as orientações para regularização nas respectivas Administrações Tributárias.
No caso de pendências com o Estado do Rio de Janeiro, a empresa poderá consultá-las pelo serviço “Consulta Pendências para Ingresso”, disponível neste site, onde também poderão ser obtidos os esclarecimentos necessários para sua regularização.
Sendo a opção deferida, o ingresso no Simples Nacional surtirá efeitos a contar do dia 1º de janeiro do referido exercício (art. 6.º, § 1.º, da Resolução CGSN nº 140/2018).
Se a opção for indeferida, a empresa deverá obter o Termo de Indeferimento na respectiva Administração Tributária que a indeferiu, devendo observar a legislação tributária local para apresentação de eventual recurso.
No caso de indeferimento de opção efetuado pelo Estado do Rio de Janeiro, a empresa poderá consultar o Termo de Indeferimento pelo serviço “Consulta Termo de Indeferimento de Opção”, disponível neste site. As orientações para apresentação de eventual recurso estão disponíveis na seção “Indeferimento de Opção Anual”, também neste site.
O agendamento da solicitação de opção foi extinto pela Resolução CGSN nº 147/2018.
Formas de Exclusão
A exclusão (saída) do Simples Nacional se dá mediante comunicação da empresa pelo Portal do Simples Nacional, ou de forma automática quando da alteração em determinados dados no CNPJ, ou, ainda, por ato de ofício da administração tributária federal, estadual ou municipal.
Exclusão por comunicação da empresa
A exclusão em virtude de comunicação da empresa se dá nos seguintes casos:
1) por opção do contribuinte (comunicação voluntária), hipótese em que a exclusão poderá ser comunicada a qualquer tempo, sendo a saída do regime contada:
- a partir do primeiro dia do próprio exercício da comunicação de exclusão, se apresentada no mês de janeiro; ou
- a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da comunicação de exclusão, se apresentada nos meses de fevereiro a dezembro.
2) por obrigação legal (comunicação obrigatória), quando a empresa incorrer em situações que vedam sua permanência no Simples Nacional, conforme hipóteses relacionadas no art. 81, inciso II, da Resolução CGSN nº 140/2018. O prazo para apresentação da comunicação e a data de início dos efeitos da exclusão dependerão da hipótese que obriga à saída do Simples Nacional, conforme disposto nas alíneas do inc. II do art. 81 da Resolução CGSN nº 140/2018.
Exclusão automática em decorrência de alteração de dados no CNPJ
Conforme art. 30, § 3º, da Lei Complementar nº 123/2006 e art. 82 da Resolução CGSN nº 140/2018, a alteração de dados no CNPJ, informada pela ME ou EPP à Receita Federal do Brasil, equivalerá à comunicação obrigatória de exclusão do Simples Nacional, com efeitos a partir do primeiro dia do mês seguinte ao da ocorrência da situação de vedação, nas seguintes hipóteses:
- alteração de natureza jurídica para Sociedade Anônima, Sociedade Empresária em Comandita por Ações, Sociedade em Conta de Participação ou Estabelecimento, no Brasil, de Sociedade Estrangeira;
- inclusão de atividade econômica vedada à opção pelo Simples Nacional;
- inclusão de sócio pessoa jurídica;
- inclusão de sócio domiciliado no exterior;
- cisão parcial; ou
- extinção da empresa.
Obs.: a exclusão automática do Simples Nacional foi implementada a partir de 26/04/2012.
Exclusão por ato de ofício da administração tributária
A exclusão de ofício do Simples Nacional se dá por ato praticado pela administração tributária federal, estadual ou municipal, quando constatada a falta de apresentação de comunicação de exclusão obrigatória ou a ocorrência de determinadas irregularidades, conforme disposto no artigo 84 da Resolução CGSN nº 140/2018, sem prejuízo da aplicação das penalidades cabíveis.
Dependendo da irregularidade que levar à exclusão de ofício, a empresa poderá ficar impedida de reingressar no Simples Nacional nos três ou dez anos seguintes.
Caso a ME/EPP seja excluída de ofício por ter incidido nas hipóteses de vedação previstas nos incisos II a XIV e XVI a XXIII do art. 15 da Resolução CGSN nº 140/2018, se o motivo da exclusão deixe de existir, seus efeitos ficarão limitados ao último dia do exercício em que a situação foi regularizada (art. 84, § 5º, da Resolução CGSN nº 140/2018).
Exclusão por existência de débitos com a Fazenda Pública ou irregularidade cadastral
Caso a situação de vedação em que a ME/EPP optante pelo Simples Nacional incidir seja a existência de débitos com a Fazenda Pública Federal, Estadual ou Municipal ou de ausência de regularização da inscrição cadastral, poderá a empresa permanecer no regime se comprovar a regularização da pendência em até 30 dias da ciência da exclusão (art. 84, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018).
Procedimentos a serem adotados na exclusão
As microempresas e as empresas de pequeno porte excluídas do Simples Nacional deverão, em relação a seus estabelecimentos localizados no Estado do Rio de Janeiro e inscritos no Cadastro de Contribuintes do ICMS (CAD-ICMS), adotar as providências relacionadas no art. 29 da Parte III da Resolução SEFAZ nº 720/2014, independentemente da forma da exclusão (por comunicação da empresa no Portal do Simples Nacional; por alteração de dados no CNPJ que enseja a exclusão automática do regime; ou de ofício, por qualquer Administração Tributária Federal, Estadual ou Municipal).
Pendências com a Administração Tributária Estadual
O ingresso e a permanência no Simples Nacional são vedados às microempresas e empresas de pequeno porte que incidam nas restrições expressas nos artigos 3º e 17 da Lei Complementar Federal nº 123/2006, consolidadas no art. 15 da Resolução CGSN nº 140/20181.
Dentre as várias hipóteses de vedação, destacamos a existência de débitos perante a Fazenda Pública federal, estaduais e municipais, exceto se com exigibilidade suspensa (art. 17, inc. V, da Lei Complementar Federal nº 123/2006 e art. 15, inc. XV, da Resolução CGSN nº 140/2018) e a ausência de inscrição ou irregularidade em cadastro fiscal federal, municipal ou estadual, quando exigível (art. 17, inc. XVI, da Lei Complementar Federal nº 123/2006 e art. 15, inc. XXVI, da Resolução CGSN nº 140/2018).
Assim, para o ingresso no Simples Nacional a ME/EPP deve regularizar previamente eventuais pendências que possuir com a Administração Tributária (Fazenda Pública) federal, estaduais e municipais, e sanar os outros impedimentos que porventura possuir.
Já no caso de débitos e irregularidades cadastrais ocorridas após o ingresso no regime, a ME/EPP poderá permanecer no Simples Nacional se comprovar sua regularização em até 30 dias da ciência da comunicação da exclusão (art. 31, § 2º da Lei Complementar Federal nº 123/2006, e art. 84, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018).