Livros Fiscais

São livros fiscais: Registro de Entradas (modelo 1 ou 1-A), Registro de Saídas (modelo 2 ou 2-A), Registro de Controle da Produção e do Estoque (modelo 3), Registro de Impressão de Documentos Fiscais (modelo 5), Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (modelo 6), Registro de Inventário (modelo 7), Registro de Apuração de ICMS (modelo 9), Livro de Movimentação de Combustível (LMC) e Controle de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).

A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:

"Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:

I - aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;

II - aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;

III - a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.

IV - ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.

§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.

§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.

§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016."

Todos os livros são facilmente encontrados nas papelarias, podendo, também, ser utilizado o Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD) para sua escrituração.

O documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente destina-se ao controle do crédito de bem do ativo permanente do estabelecimento e seu uso e escrituração estão disciplinados no Capítulo X, do Título IV, do Livro VI, do RICMS, aprovado pelo Decreto nº 27427, de 17 de novembro de 2000. O documento deverá obedecer ao modelo constante do Anexo I, do Livro VI, do RICMS, podendo ser escriturado mediante utilização do sistema eletrônico de processamento de dados. Os registros fiscais devem ser mantidos em meio magnético ou equivalente.

A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:

"Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:

I - aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;

II - aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;

III - a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.

IV - ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.

§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.

§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.

§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016."

Preliminarmente, deve-se observar que, nos termos do disposto no artigo 1° do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ n° 720/14, os contribuintes localizados no Estado do Rio de Janeiro, com exceção dos optantes pelo Simples Nacional, estão obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

A utilização dos livros fiscais independe de autenticação prévia pela repartição fiscal.

No início da escrituração, o contribuinte consignará os nomes e os números de cada livro fiscal na parte reservada aos termos de ocorrências do livro RUDFTO.

Os livros RUDFTO e RAICMS serão autenticados quando o contribuinte comparecer à repartição fiscal para cumprimento de qualquer obrigação prevista na legislação tributária em que seja necessária a apresentação de tais livros ou no curso de qualquer ação fiscal.

Os demais livros fiscais somente serão autenticados por ocasião de ação fiscal competente, mediante visto e aposição de carimbo funcional nas páginas que contenham o Termo de Abertura e o Termo de Encerramento.

Quando da autenticação do livro, o contribuinte deverá apresentar à repartição fiscal a que está submetido:

I - documento de identificação que comprove estar autorizado a representar o contribuinte;

II - formulário “Pedido de Autenticação de Livros Fiscais”, leiaute 23 do Anexo IV do Livro VI do RICMS/00, devidamente preenchido, em 2 (duas) vias, que terão a seguinte destinação:

a) 1ª via: arquivada na repartição fiscal;

b)  2ª via: entregue ao contribuinte após ser visada pela autoridade competente;

III - o livro anterior a ser encerrado, salvo quando se tratar de início de atividade.

IV - comprovante de pagamento da taxa de serviços estaduais.

O formulário poderá ser impresso na página da SEFAZ, na Internet.

A autenticação será feita nas páginas que contiverem o termo de abertura e de encerramento

Estas regras também se aplica à utilização de livros fiscais por SEPD previstos no Livro VII do Regulamento do ICMS.

Os lançamentos nos livros fiscais não podem atrasar mais que 5 (cinco) dias, à exceção do livro Registro de Inventário, cujo prazo é de 60 (sessenta) dias do fechamento do Balanço Contábil ou do último dia do ano civil (quando a empresa não realizar escrituração contábil).

A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:

"Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:

I - aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;

II - aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;

III - a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.

IV - ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.

§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.

§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.

§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016."

Na perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o contribuinte deve:

1 - Efetuar a imediata publicação da ocorrência em jornal de circulação em todo o Estado do Rio de Janeiro e no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro.

2 - Comunicar por escrito à repartição fiscal de sua circunscrição em 15 dias, a contar da ocorrência da seguinte forma:
I - a espécie, o número de ordem e demais características do livro ou documento;

II - o período a que se referir a escrituração, no caso de livro;

III - a existência ou não de cópias do documento extraviado, ainda que em poder de terceiros, indicando-os se for o caso;

IV - a existência ou não de débito de imposto, o valor e o período a que se referir o eventual débito.

A comunicação será, também, instruída com a prova da publicação da ocorrência em jornal de grande circulação, de âmbito estadual, e no Diário Oficial do Estado.

No caso de livro extraviado ou inutilizado, o contribuinte:

I - apresentará com a comunicação, um novo livro, a fim de ser autenticado;

II - restabelecerá sua escrita fiscal no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias..

O contribuinte fica obrigado, em qualquer hipótese, a comprovar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados da data da ocorrência, os valores das operações e/ou prestações a que se referirem os livros ou documentos extraviados ou inutilizados, para efeito de verificação do pagamento do imposto.

Se o contribuinte, no prazo fixado , deixar de fazer a comprovação, ou não puder fazê-la, e, bem assim, nos casos em que ela for considerada insuficiente ou inidônea, o valor das operações e prestações será arbitrado pela autoridade fiscal, pelos meios a seu alcance, deduzindo-se do montante devido os recolhimentos efetivamente comprovados pelo contribuinte ou pelos registros da repartição.

A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:

"Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:

I - aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;

II - aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;

III - a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.

IV - ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.

§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.

§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.

§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016."

Regras Gerais
Para utilizar sistema de processamento de dados na escrituração de livros fiscais, é necessário solicitar autorização para seu uso (SEPD).
Na mudança de escrituração manual para a Eletrônica (SEPD), a seqüência numérica dos livros deverá ser continuada, observando-se o último Livro Fiscal utilizado.
Os livros fiscais escriturados por SEPD devem ser enfeixados ou encadernados, respeitando-se as regras:
- os formulários (folhas) de cada livro são numerado pelo sistema, em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido o limite.
- cada livro deve ser enfeixado por exercício de apuração, em grupo de, no máximo, 500 (quinhentas) folhas.
- há a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar mensalmente e reiniciar a numeração mensal ou anualmente.
Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exercício podem ser enfeixados ou encadernados juntos, num único volume, de no máximo 500 folhas, desde que separados por contracapas com identificação do tipo de livros fiscal e expressamente relacionados na capa da encadernação. Cada livro, possuirá seu próprio Termo de Abertura e Encerramento.

Prazo para escrituração para Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD)

O contribuinte tem o prazo de 10 (dez) dias úteis contados do encerramento do período de apuração para manter disponível em seu estabelecimento, as respectivas folhas dos livros fiscais.

A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:

"Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).

§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:

I - aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;

II - aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;

III - a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.

IV - ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.

§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.

§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.

§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016."