• Orientar e efetivar o processo de eliminação de documentos.
• Analisar, avaliar e selecionar documentos produzidos e acumulados pela SEFAZ-RJ.
• Elaborar e revisar instrumentos técnicos de gestão documental, o plano de classificação de documento e a tabela de temporalidade de documentos.

Versão vigente:

• 2012 | Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012 – Institui a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda.

Histórico de alterações

• 2008 | Portaria DGAF n.º 39, de 05 de setembro de 2008 – Instaura Comissão de Avaliação e Seleção de Documentos e dá outras providências.
• 2009 | Resolução SEFAZ n.º 234 de 24 de setembro de 2009 – Institui Comissão de Gestão de Documentos no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.

Versão vigente:

• 2021 | Resolução SEFAZ n.º 216, de 14 de abril de 2021 – Altera a composição da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda.

Versões anteriores:

• 2009 | Portaria DGAF n.º 18 de 31 de março de 2009 – Substitui membros da Comissão de Avaliação de Documentos instaurada pela 39, de 05 de setembro de 2008.
• 2011 | Portaria DGAF n.º 456 de 11 de outubro de 2011 – Substitui membros da Comissão de Avaliação de Documentos instaurada pela Portaria DGAF n.º 18 de 31 de março de 2009.
• 2012 | Portaria DGAF n.º 592 de 07 de março de 2012 – Substitui membro da Comissão de Avaliação de Documentos instaurada pela Portaria DGAF n.º 456 de 11 de outubro de 2011.
• 2013 | Resolução SEFAZ n.º 574, de 15 de janeiro de 2013 – Substitui membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

• 2013 | Resolução SEFAZ n.º 648, de 02 de julho de 2013 – Substitui membros da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

• 2014 | Resolução SEFAZ n.º 730, de 13 de março de 2014 – Substitui membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012.

• 2016 | Resolução SEFAZ n.º 999, de 19 de abril de 2016 – Substitui e exclui membros da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

• 2016 | Resolução SEFAZ n.º 1037, de 13 de outubro de 2016 – Substitui membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

• 2017 | Resolução SEFAZ n.º 164, de 30 de novembro de 2017 – Altera a composição da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

• 2018 | Resolução SEFAZ n.º 208, de 30 de janeiro de 2018 – Substitui membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.
• 2018 | Resolução SEFAZ n.º 238, de 06 de abril de 2018 – Substitui membro da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.
• 2020 | Resolução SEFAZ n.º 128, de 13 de março de 2020 – Substitui membros e indica novos membros da Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Fazenda, instaurada pela Resolução SEFAZ n.º 555, de 28 de novembro de 2012, e dá outras providências.

É um documento criado com o objetivo de mapear as funções, competências e atividades da instituição, dando visibilidade a relação dos documentos produzidos e recebidos (tipos documentais) com essas atividades. A partir disso, se estabelece um código numérico que representa essa relação mencionada, o que chamamos de código de classificação do documento.

Sua função, portanto, é:

• Classifica documentos produzidos e recebidos por um órgão ou entidade.
• Estabelece relação entre o documento, a atividade que o criou e documentos semelhantes.

Versão vigente:

• 2021 | Plano de classificação das atividades-meio do poder executivo do Estado do Rio de janeiro e dá outras providências – Decreto Nº 47.764 de 16 de setembro de 2021.
• 2016 | Plano de classificação das atividades-fim da SEFAZ – Portaria conjunta APERJ/SEFAZ Nº 25 de 23 de novembro de 2016.

Versões anteriores:

• 2013 | Altera o anexo II do Decreto nº 43.992, de 14 de dezembro de 2012, que aprova o plano de classificação de documentos das atividades-meio do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro – Decreto Nº 44.034 de 17 de janeiro de 2013.

É um documento que se relaciona com o PCD, seu objetivo é estabelecer o prazo de guarda e a destinação (eliminação ou preservação) aos tipos documentais identificados no PCD. 

Os prazos são definidos a partir do estudo da legislação e normativas que regem a atividade que originou, bem como, na análise do contexto administrativo, levando em consideração:  

• o tempo que a atividade demora para ser concluída;
• a demanda por consulta;
• a possibilidade de revisão e judicialização daquela atividade que gerou o documento;
• a necessidade de aprovação de órgãos fiscalizadores;
• o valor de prova que documento atesta acerca de uma decisão, posição ou ação daquele órgão público ou entidade.

 Já a destinação do documento, que poder ser descartado permanentemente ou ser destinado para guarda perene, se dá através da análise do potencial valor informacional que os tipos documentais apresentam, podendo ser considerados fonte de informação histórica, administrativa, científica, política, dentre outras que podem servir ao Estado e à Sociedade para preservação da histórica e na garantia de direitos.

Versão vigente:

• 2021 | Tabela de temporalidade das atividades-meio do poder executivo do Estado do Rio de janeiro e dá outras providências – Decreto Nº 47.764 de 16 de setembro de 2021.
• 2016 | Tabela de temporalidade das atividades-fim da SEFAZ – Portaria conjunta APERJ/SEFAZ Nº 25 de 23 de novembro de 2016.

Versões anteriores:

• 2013 | Altera o anexo II do Decreto nº 43.992, de 14 de dezembro de 2012, que aprova a tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro – Decreto Nº 44.034 de 17 de janeiro de 2013. 

• Não há.

• Não há.